AI die vier inboxen sorteert zonder dat klanten het merken

De uitdaging

Vier mailaccounts, ruim honderd mails per dag. Nieuwsbrieven, facturen, klantvragen, spam en urgente berichten kwamen allemaal door elkaar binnen. Urgente mails werden te laat gezien omdat ze verdronken in de stroom. Handmatig sorteren kostte structureel tijd die nergens heen ging.

De aanpak

Ik bouwde een systeem dat elke binnenkomende mail door een AI-classificatie haalt: wat is het type (klantvraag, factuur, spam, urgent)? Wie moet het zien? Welke actie is nodig?

Op basis van die analyse labelt het systeem de mail, routeert het naar de juiste map, en maakt indien nodig een taak aan. Boven op de AI-laag staan inmiddels 126 handgeschreven regels die vaste afzenders en onderwerpen direct op hun plek zetten, zodat de AI alleen nog de twijfelgevallen hoeft te beoordelen.

Het cruciale principe: de agent antwoordt nooit namens jou. Alles wat naar een klant gaat, gaat via een mens. De AI doet alleen de sortering.

Het resultaat

De vier inboxen worden 24/7 bewaakt en gesorteerd. Urgente berichten komen direct bovenaan, nieuwsbrieven en facturen belanden automatisch in de juiste mappen. Over een meetvenster van 91 dagen ging het om ruim tienduizend mails.

Het systeem draait niet meer op de eerste versie. Die is in mei 2026 vervangen door een eigen opvolger met dezelfde classificatie-aanpak, maar met live opgehaalde routering en een melding via WhatsApp in plaats van alleen een taak. Elke twee weken controleer ik of de classificatie nog klopt en pas ik de regels aan. Hoe deze aanpak werkt zonder dat klanten het merken, beschrijf ik in hoe AI je inbox beheert.